We snappen heel goed dat terugkomen van vakantie even schakelen is, van ontspannen aan het strand naar geconcentreerd aan het werk. Daarom hebben we deze opfrisser opgesteld om je weer op het juiste niveau in te laten stappen.

Nu het out-of-office seizoen grotendeels achter de rug is, raakt het team op kantoor langzaam weer compleet – maar dat wil natuurlijk niet zeggen dat we al onze uren op kantoor maken. Hybride werken is zo vanzelfsprekend geworden dat je favoriete locaties buiten kantoor erg vertrouwd over kunnen komen. Pas daar mee op, want in de trein, bij een koffietent of op een flexwerkplek kan iemand zo op je beeldscherm meekijken, een deel van je gesprekken opvangen of een blik op dat stapeltje papieren werpen.

Let daarom goed op al je spullen en zorg dat niemand toegang heeft tot jouw gegevens. Gebruik daarnaast nooit een gedeelde computer voor werk, maar log altijd in op je eigen apparatuur én met je eigen netwerkverbinding. Behandel openbare werkplekken altijd als openbare ruimte, want het is nooit de locatie om vertrouwelijke zaken te bespreken. 

Net als een fysiek bureau kan een rommelige desktop voor onrust zorgen. Bovendien kunnen de vele mappen en bestanden je computer vertragen en het lastiger maken om te vinden wat je nodig hebt. Neem een paar minuten om je digitale bureaublad te ordenen en onnodige bestanden te verwijderen. En check dan meteen of je geen verouderde en ongebruikte programma’s hebt, en of er nog updates doorgevoerd moeten worden.

Een sterk wachtwoord is natuurlijk een must, waar mogelijk mét multifactorauthenticatie. Nu je vol energie weer aan de start bent verschenen, is het bovendien een goed moment om voor al je accounts weer een nieuw wachtwoord te bedenken. Of dat aan een wachtwoordmanager over te laten.

Wachtwoorden hebben alleen nut als je je computer er daadwerkelijk mee vergrendelt. Sta je op van je werkplek, voor een kopje koffie of een hele middag vergaderen, vergrendel dan altijd je scherm. Iemand die kwaad wil, heeft anders meteen toegang tot je bestanden en kan binnen seconden vervelende software installeren of iets uit jouw naam versturen. 

Gebruik Windows-teken+L op een PC, of control + command⌘ + Q op een Mac.

Een groot deel van beveiligingsincidenten vindt plaats op de werkvloer. Denk daarbij aan je eigen werkplek, maar ook aan gedeelde ruimtes zoals de vergaderzaal, de kantine of de locatie van de printer. Printjes, mappen of andere papieren heeft iemand zo meegenomen. 

Wees daarom net zo zorgvuldig met de informatie op je bureau of in de vergaderzaal. Laat geen afdrukken bij de printer achter, en zorg dat het whiteboard na je meeting weer leeg is.

Goed passen op de informatie die op de werkvloer te vinden is, betekent ook dat je alert bent als er bezoek is. Lees maar eens wat er kan gebeuren als we een mystery guest op jouw organisatie ‘afsturen. Kom je op je werkplek mensen tegen die je niet kent, spreek ze dan altijd aan. Laat onbekenden nooit zomaar binnen rondlopen en spreek ook collega’s aan als bezoek niet bij de receptie wordt ontvangen of bij vertrek niet wordt begeleid.

Gevoelige gegevens beschermen betekent ook dat je bewust bent van welke informatie je waar en met wie kunt delen – óók tijdens dat gesprek bij de koffieautomaat op kantoor.

‘Bureau leeg, kast op slot’ – dat is de korte versie. Ongetwijfeld heb je je bureau voor je vakantie netjes achtergelaten. Probeer die opgeruimde frisheid nu ook aan te houden. Interne en vertrouwelijke informatie willen we tenslotte goed beschermd houden. 

Een ‘clean desk’-policy voor je bureau betekent niet alleen dat je ervoor zorgt dat er niets op of rond je werkplek blijft liggen. Zorg ook dat je informatie (printjes, mappen en dossiers) direct na gebruik opbergt in een kast of op een andere afsluitbare plek. Wel zo veilig.

Strikt genomen niet echt een locatie, maar wel een belangrijke: wees je altijd bewust van je omgeving en wie er in de buurt is, en stem je (telefoon)gesprekken daarop af. 

Gebruik bij mobiel internetten altijd de internetverbinding (3G of 4G) van je telefoon, of vertrouw op een VPN-verbinding om je digitale verkeer af te schermen.

Deel je informatie via e-mail, neem dan ook daar de juiste voorzorgsmaatregelen. Maak geen gebruik van onveilige uitwisselingsites zoals Dropbox, gebruik geen vertaalwebsites voor interne of vertrouwelijke documenten en mail geen documenten naar je privé e-mail. Verstuur geen informatie over onbeveiligde WiFi-verbindingen en let bij delen van bestanden op de regels van jouw organisatie.

Op zoek naar meer kennis over veilig met informatie werken? In Wave, ons learning experience platform waarin medewerkers leren om gevoelige gegevens op de juiste manier te beschermen, is de content altijd actueel en relevant. De periode na de zomervakantie is een goed moment om de trainingen in Wave extra onder de aandacht te brengen. 

Ben je nog niet bekend met ons learning experience platform? Via onderstaand contactformulier vraag je gemakkelijk een demo aan.