14 november 2024
Hoe verhoog je de meldingsbereidheid buiten kantoor?
Stel je voor: je werkt buiten kantoor, misschien in een magazijn, onderweg, of op een andere locatie. Tijdens je werk zie je iets verdachts dat misschien een risico vormt voor informatieveiligheid. Je wilt het melden, maar het is niet meteen duidelijk hoe je dat moet doen. Moet je bellen? Iets invullen? Misschien voelt het onhandig, en besluit je het later te doen of zelfs te laten zitten. Onze cultuurscan, waarin we meten hoe makkelijk het meldproces wordt ervaren, laat zien dat ruim een derde van de niet-kantoormedewerkers precies dit scenario ervaart.
Dit verschil tussen kantoor- en niet-kantoormedewerkers toont een belangrijke uitdaging: hoewel 79% van de kantoormedewerkers aangeeft incidenten makkelijk te melden, vindt slechts 62% van hun niet-kantoor collega’s dit ook. Voor veel buitenwerkers blijkt de drempel te hoog, of het meldproces onduidelijk.
Waarom is een laagdrempelig meldproces zo belangrijk?
Psychologie achter het melden van incidenten
Het menselijk gedrag laat zien dat wanneer iets makkelijk en toegankelijk voelt, mensen sneller actie ondernemen. Meldprocedures die eenvoudig en helder zijn, dragen direct bij aan een veiligere werkcultuur. Vooral medewerkers buiten kantoor hebben vaak niet dezelfde toegang tot digitale systemen of kantoren en missen zo de middelen om snel een melding te doen. Dit is een gemiste kans voor informatieveiligheid.
Strategieën voor een eenvoudig meldproces
Hoe kun je het meldproces voor álle medewerkers effectief en toegankelijk maken? Hier zijn enkele strategieën die kunnen helpen om meldingsbereidheid te verhogen en het proces makkelijker te maken voor niet-kantoormedewerkers:
1. Maak het meldproces simpel en mobiel toegankelijk:
Mensen handelen sneller als een proces eenvoudig en mobiel toegankelijk is. Niet-kantoormedewerkers zijn gebaat bij korte, duidelijke stappen en een makkelijke toegang tot meldkanalen.
-
- Voorbeeld: Ontwikkel een mobiele meldknop of QR-code die direct toegang geeft tot een meldingsformulier, zodat meldingen snel en zonder gedoe kunnen worden ingediend, waar men ook werkt.
2. Consistente en herhaalde communicatie:
Het belang van incidentmeldingen moet regelmatig worden herhaald, vooral voor medewerkers buiten het kantoor die minder vaak directe communicatie ontvangen.
-
- Voorbeeld: Stel elke maand een specifiek meldproces centraal in de interne communicatie of bespreek het in werkoverleggen. Regelmatige herhaling houdt het meldproces scherp en zichtbaar.
3. Bied één centraal meldpunt voor alle medewerkers
Een centraal meldpunt maakt het meldproces overzichtelijker en eenvoudiger voor iedereen. Meldingen kunnen aan de achterkant efficiënt worden geordend en opgevolgd, zodat ze snel bij de juiste personen terechtkomen.
Voorbeeld: Gebruik één centraal e-mailadres of een online meldplatform waar alle incidenten kunnen worden aangemeld. Dit punt kan dan automatisch meldingen naar de juiste afdelingen doorzetten, afhankelijk van het type incident en de locatie van de melder.
Tot slot…
Door meldprocedures te vereenvoudigen en te herhalen in de communicatie kunnen álle medewerkers, ongeacht hun werkplek, bijdragen aan een cultuur van informatieveiligheid. Of het nu gaat om toegankelijke mobiele opties, duidelijke stappen of herhaalde aandacht – elke stap helpt bij een veiligere werkomgeving en een meldcultuur die iedereen betrekt.
